ダウンロード・保持・削除は目的が違う
ダウンロードは、クラウドにある本体をPCへ取得すること。保持やオフライン指定は、ネットがないときに使うファイルを手元に用意するための指定です。指定後も、容量不足や通信エラーがあれば準備が終わっていない可能性があるので、完了を確かめます。
一方、同期対象のファイルを「削除」するのは、PC分だけを減らす操作とは限りません。OneDriveではオンラインのみのファイルの削除もクラウドや他の端末に反映されます。Googleドライブも、ストリーミング・ミラーリングのどちらでも、ゴミ箱へ移す操作は各所へ反映されます。クラウドに残したいファイルの容量整理に、通常の削除を使わないようにしましょう。OneDriveの削除に関する説明、Googleの削除に関する説明
同期は変更をそろえる仕組みなので、削除の影響を受けない独立した保管コピーと同じには扱えません。PCとクラウドの両方に見える、という理由だけで「片方を消しても必ず残る」と判断しないことが大切です。
ミラーリングから切り替えるときは、旧フォルダーを先に消さない
Googleのミラーリングからストリーミングへの変更では、ファイルの参照先がローカルフォルダーから仮想ドライブに変わり、以前のミラー用マイドライブフォルダーは同期されなくなります。
公式手順は、ローカルとクラウドの同期完了を確認してから切り替え、Windowsではアプリを終了したうえで旧ミラーフォルダーを整理する流れです。未アップロードの変更があるまま旧フォルダーを削除すると、そのファイルを失うおそれがあります。Google公式の切り替え手順と注意
これは、切り替え後に同期対象から外れた旧フォルダーについての条件付きの説明です。現在使っている仮想ドライブや同期中のフォルダーを削除してよい、という意味ではありません。場所や同期完了を判断できない場合は旧フォルダーを残し、確認を先に進めてください。
出発前に確認する5つのこと
- 必要なファイルを決める。 使うPDF、写真、Officeファイルを選びます。関連資料も含め、必要な範囲だけを保持対象にします。
- ネット接続中に準備する。 OneDriveは常に保持、Googleのストリーミングはオフライン利用を指定。空き容量とダウンロード完了を確認します。
- 同期の状態も確認する。 OneDriveの同期中・一時停止・エラー表示、Googleドライブの同期ステータスやエラー通知を確認します。保持の指定だけで、最新の編集内容まで同期済みとは判断しません。Microsoftの状態表示、Googleの同期ステータスの説明
- 開くアプリを含めて確かめる。 ファイル本体だけでなく、それを開くPC用アプリも必要です。可能なら出発前に、ネット接続を使わない状態で必要なファイルが開けるか確認します。Googleのストリーミングはアプリを実行したまま確認します。
- 帰宅後に保持範囲を見直す。 次回も使うものを残し、大きなフォルダーを必要以上に保持し続けていないか確認します。
Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドは、ここまでのPDFやOfficeファイルとは別です。オフライン利用にはウェブ側の設定などが必要なので、通常ファイルの保持指定だけで準備できたと考えないでください。Google公式の別設定の案内
会社や学校が管理するPC・アカウントでは、アプリの利用や同期が管理者の方針で制限される場合があります。個人用PCの説明をそのまま当てはめず、利用できる設定を確認します。
PC容量を空けながら一部を持ち歩くなら、普段の保存先で必要分を明示して保持する方法から検討できます。全体を手元に置く必要がある人は、その量に見合うPC容量を確保して選びます。iPhone本体の写真整理が目的なら、対象アプリと端末が異なるGoogleフォトとiCloud写真の容量整理の比較を参照してください。